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网络支持下的第三方物流信息系统
来源:飞扬软件公司   发布时间:2006-1-18 8:37:31   浏览次数:6384
周  涛 1,程钧谈 1,乔  忠 2
(1.山东理工大学管理学院,山东 淄博  255049;2.中国农业大学 经济管理学院,北京  100004)
摘要:随着电子商务发展的逐步深入,第三方物流已成为国民经济发展的重要推动力。然而,由于我国物流企业缺乏必要的管理信息系统和业务整合集成,很难适应网上电子商务对物流配送的要求。第三方物流可以通过来用现代信息技术手段,实现其物流运作的高效率。
关键词:第三方物流;信息系统;管理数据库;配送中心
中图分类号:F252.24    文献标识码:A

目前,随着我国电子商务发展的逐步深入,第三方物流在中国的发展也如火如荼,并成为国民经济发展的重要推动力。然而,由于很多物流企业是从原来的交通运输企业或仓储企业转型而来,缺乏必要的管理信息系统和业务整合集成,很难适应网上电子商务对物流配送的要求,已成为制约我国第三方物流发展的主要瓶颈。
发展第三方物流企业的管理信息系统并将其主导业务电子商务化,已成为我国物流行业亟待解决的问题。
    一、第三方物流信息系统的重要性
    (一)第三方物流信息系统可以实现信息流动的加快和信息流动的及时准确,而信息的迅速流动直接关系到物流工作流程的平衡。
    例如,对一个厂商来说,要想实现快速的交付,可能采取两种方法,其一,在当地的销售办事处积累一周的订单,把他们邮寄到地区办事处,在批量的基础上处理订单,把订单分配给配送仓库,然后通过航空进行装运;其二,通过来自顾客的电子数据交换,随时可得提单,然后通过速度较慢的水上运输。两者相比,显然前者没有多大的意义,而后者可能实现在较低总成本下甚至更快的全面交付。由此可见,物流信息化关键的目标是要平衡物流系统各个组成部分之间的协调关系。
    (二)第三方物流信息系统的实施有助于企业的正确决策
    比如在库存管理方面,许多企业领导由于长期不了解自己公司的库存规模和品种,以致造成决策的失误。在网络技术辅佐下,企业决策人可以随时查询各地库存和经营资料,从而保证经营决策的准确、无误。
    (三)第三方物流信息系统实现了物流各环节的有效沟通
    制造商与物流公司、物流公司与其配送中心、配送中心与收货人等所有这些环节都必须通过现代的通信网络技术予以快速高效地沟通。物流信息网络增加了用户和供方的信息联系,这使我们能以一种快捷方式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。厂商也能利用交互式的网络渠道及时得到市场反馈,改进产品,适应市场需求。
    (四)物流信息化的另一个重要的方面就是实现了物流业务各个作业部门内部的信息化    如果把各个部门之间的联络看成一系列线的话,则物流各个作业部门就是这些线上的结点,只有通过线的信息化、点的信息化,物流流程才能完成,物流信息化才得以实现,整个物流系统或者说物流网络才得以构成。
    二、第三方物流主要作业内容设计
    第三方物流的运作分为内部作业和外部作业两部分。外部作业主要是指第三方物流的采购流程,在采购过程中,为了适应激烈的市场竞争,第三方物流与制造商、中间商等大量的供应链企业通过信息网络系统建立了密切协作的伙伴关系,既保障了供应链的高效运作,又充分发挥了各企业的核心优势。通过第三方物流信息系统,实现了第三方物流与中间商、制造商信息资源的共享;中间商根据市场需求状况制定需求订单,井利用Internet将信息发送给制造商和第三方物流,制造商按照需求订单安排生产,组织货物;第三方物流则制定采购计划,作好采购准备。制造商按订单要求将准备好的货物交由第三方物流,第三方物流通过自己的内部作业系统,提供优质的物流服务,向中间商配送所需的各类产品,从而完成整个外部作业任务。
    第三方物流的内部作业主要是指第三方物流配送中心的作业流程,如图1所示。

图1  第三方物流配送中心作业流程图

第三方物流接到制造商的产品订单之后,在配送中心内部进行一系列物流服务,完成产品的配送,其标准的作业流程为:
    (一)收单
    指供应商向管理数据库发送电子提单等。供应商与数据库之间的信息交流主要由于提单业务和接货通知而产生。在提单业务中,供应商先按特定的格式和要求填写电子提单,然后以电子方式提交给数据库,数据库按照预先设定的程序进行有效性和完备性审查,通过检查的提单生效井生成有效单据,不符合要求的提单反馈给供应商,按有关指正重填。
    (二)收货、验货
    指将供应商送至的货物放入普通仓储。供应商将货物送达普通仓储后,要接受商品质量、数量、包装等的检验。对于通过检验的货物添加条形码进行标识并入库,有关人员填写入库单进行内部登记,同时向供应商出具入库证明,盖章后交给送货人作为有效收据。对于末通过检验的货物,退还给供应商。
    (三)标准化整理并登录数据库
指普通仓储中的货物经标准整理后送入立体仓储。数据库接到出货指令后打印传递单,普通仓储工作人员接到指令后清点并整理要出货物,并运至指定地点装车,双方交接人员在传送单上签字确认。运输车队将货物运抵立体仓储卸货后,双方签字并续传单据。立体仓储工作人员对新到货物拆包、整理、添加识别码后装上立体仓储货架,有关信息输送到数据库。
(四)入库、保管
    货物入库后要对货物进行有效地管理,以保证货物的安全、完整。主要涉及库存管理、货物养护、先进先出管理等。
    (五)出库
    仓储管理人员接到出库通知后,按出库单要求组织货物,准备发货,分直接出库和间接出库两种。直接出库即货物从普通仓储流向车辆,配送中心接到直接提货单后,随车至普通仓储去提货,双方经过验单、验货后,货物装车,签单并完成交接手续,间接出库即货物从立体仓储流向车辆,车队接到间接提货单后,将车开至立体仓库;对方验单后提货并装车,双方办理相应的交接手续。
    (六)配货
    打印配货单以及配货中心与车辆之间信息交互。首先,管理数据库根据有关信息打印提货单,井将其交于随车人员持有;其次,随车人员将提货单交于配货中心有关人员验明身份、货物名称、数量、品种等有关事项,并按照提货单的条件进行配货,配货分为整箱配货或拆箱配货两种,其中整箱配货要将整箱货物在暂存区进行整理,拆箱配货要将货物送至拣选货架,进行拆箱、拣选,最后,配货中心信息整理和控制人员将关于发货的具体信息按照标准格式输入和传至管理数据库。
    (七)按用户要求集货
    将用户需求订单的信息输入数据库,与数据库发贷信息进行核对,核对无误后予以确认如有差错,及时修正。
(八)配送
    即将货物装车送达零售商。首先,对货物装车后,按照手中送货单的要求,如具体路径、每家零售商所需货的名称、品种以及数量等将货物配送至第一家零售商所在地点;其次,零售商按照一定的要求在送货单上签单,井交于随车人员作为回执;最后,第一家送货任务完成后,车辆继续按照送货单的指示去送第二家货物,如此反复,直至将所有的货物送完井返回待命井录入有关信息。
    三、第三方物流信息系统设计
    在网络环境下,信息系统的重要性被提升到前所未有的高度。第三方物流信息系统可以为信息流很好地整合物流提供必要的前提条件,信息系统设计的好坏直接关系到业务流程的设计及对物流的实时监控等重要功能的实现。
    第三方物流信息系统设计的指导思想是建立一个基于web的第三方物流信息系统,该系统的主要功能包括后台事务处理系统和前台电子商务交易平台。两者通过Internet/Intranet接口联系起来,井通过Internet和供应链上的其他企业进行联系,从而有效地实现供应链上企业之间的信息交换和数据共享,提高整个供应链的竞争力,增强了第三方物流企业开展电子商务服务的能力,实现物流服务的网络化。
    (一)第三方物流信息系统的设计目标
    第三方物流信息设计目标是指第三方物流发展的目标在信息平台的分解,体现了为实现物流业发展的目标,作为支撑其发展的信息平台应达到的目标,它是第三方物流信息系统规划的纲领性指导思想。通过对第三方物流信息系统的重要性分析,并结合物流业发展的目标,第三方物流信息系统发展的设计目标在于构建第三方物流信息平台,支撑现代物流业发展对
信息的综合需求。具体分解为:
    1.构建第三方物流假想平台,适应产业进步和提供多样化物流5盼的要求,这种要求首先反映在提供货物的全过程跟踪、准准时运输和降低物流成本方面。
    2.通过信息技术对第三方物流系统资源整合提供支撑,沟通企业群体之间及政府管理部门之间的信息联系,促进协同工作及协同经营机制的建立。
    3.通过信息手段,强化政府对市场的宏观管理与调控能力,支持第三方物流市场的规范化管理。
    (二)第三方物流信息系统的设计环节
    第三方物流信息系统的设计包括内部信息系统设计、外部信息系统设计、第三方物流主页设计以及相关方面的设计,各系统互相连通,形成了信息网络结构图,具体如图2所示。

图2  第三方物流信息系统网络结构图
    1.第三方物流外部信息系统的设计。主要是指采购信息系统的设计,包括接受订单和下达发货指令。根据订单接收货物,并将入库货物清单(包括货物数量、规格、质量等)输入设在现场的计算机终端,进行核对,输出核对结果;当接到用户的需求信息后,向各个部门下达发货指令。
    2.第三方物流内部信息系统的设计。主要是指配送中心信息系统的设计,包括入库控制系统、出库控制系统、物流机械控制系统、仓储保管控制系统、装卸控制系统、统计报表控制系统等。
    (1)入库控制系统。货物入库前,要将采购订单与入库作业单进行比较,审核无误后,对货物逐项入库,并输人数据库;(2)出库控制系统。货物出库前,要将发货指令与出库清单逐项比较,无误后,对外发货,输人数据库;(3)物流机械控制系统。物流机械控制系统包括装卸设备、输送机、自动分拣机、自动立体仓库等,通过工作人员与设备的联合操作,实现货物准确、安全、及时地进库和出库;(4)仓储保管控制系统。充分掌握库存货物的使用和保管情况,对出现的缺货情况,及时根据市场需求进行补货。
    3.第三方物流主页设计。通过主页,供应商和中间商可以与第三方物流企业之间进行更好的信息交互。
    (1)供应商查询。向供应商提供查询服务是双方信息交互的主要内容,第三方物流向供应商提供的查询任务主要包括产品查询、资费查询、支付查询和零售商查询等;(2)中间商查询。中间商与第三方物流主页之间的关系大致与供应商与主页的关系相同。具体来说,第三方物流对中间商提供的查询服务主要有对配送货物的查询和关于某些供应商的信息。
    4.相关信息系统的设计。主要包括各系统与管理数据库之间的信息交互。
    (1)主页与管理数据库之间信息交互。管理数据库是第三方物流运营的真正核心,它对从主页传送过来的信息进行各种处理。具体来说,首先,主页接到查询等信息处理请求,在接受请求的同时,为防止黑客和病毒等袭击,在主页和管理数据库之间需设立防火墙。其次,有效的信息传人数据库并对库进行操作。最后,反馈信息由管理数据库传回主页或其它相关地方;(2)配送中心与管理数据库信息交互。配送中心与管理数据库信息交互的内容最多,它正是第三方物流提供优质配送服务的核心和基础。其操作程序主要为:首先,管理数据库根据各方面的信息进行相关数据处理。其次,管理数据库根据标准的提货单进行数据传递,并在配货中心打印出提货单交于有关人员。最后,由配送中心人员将提货单交于车辆随车人员,并办理有关交接手续,以及按照交接的操作内容修改数据库有关内容。除此之外,运输和仓储状况也要通过配送中心传递给数据库,以保证管理数据库的实时动态监控功能。
    四、总结
    第三方物流通过采用现代信息技术手段,以计算机装置替代传统的交易方式,实现了商品交易管理全过程的无纸化,并利用集中的管理数据仓库实现了客户关系管理、物流管理及电子商务的集成一体化,从而实现了第三方物流运作的高效率、低成本和网络化。但同时我们也认识到:物流系统是一个复杂的大系统,涉及多门学科;再加上,信息技术更新速度日益加快,客户的需求更加个性化。因此,要保证整个物流系统的开放性和前瞻性还有待于进一步地深入探讨和研究。
参考文献:
[1] 杨东援,刘兴景.物流信息系统体系结构分析
    [J].物流技术,200l,(2).
[2]  周涛,程钧谟.供应链环境下的第三方物流采购
    模式[J].华东经济管理,2002,(2).
[3]  何景华.物流信息系统的构筑[J].世界海运,
    2001,(1).
[4]  龚道国.基于web的供应链信息系统[J].物流
    技术与应用,2000,(1).
    (责任编辑:石树文)
作者简介:周涛(1972—),男,山东淄博人,山东理工大学管理学院讲师,中国农业大学硕士生,研究方    向:物流与供应接管理,市场营销。
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